Sérsmíði eða tilbúin lausn? Þannig tekur þú ákvörðunina

Ein algengasta spurningin sem við fáum er í grunninn alltaf sú sama: „Eigum við að kaupa tilbúið kerfi eða láta smíða fyrir okkur?“ Svarið er sjaldnast annaðhvort–eða, en ákvörðunin verður miklu auðveldari ef hún er tekin út frá réttum forsendum.

Hvenær tilbúin lausn er rétta svarið

Ef ferlið sem á að leysa er eins hjá þér og hjá þúsundum annarra fyrirtækja — bókhald, launavinnsla, tölvupóstur, almenn verkefnastjórnun — er tilbúin lausn nánast alltaf skynsamlegri. Þar færðu þróun, öryggisuppfærslur og nýja eiginleika sem dreifast á alla notendur kerfisins, á verði sem endurspeglar þá stærðarhagkvæmni.

Reglan er einföld: kauptu tilbúið þar sem þú ert eins og aðrir.

Faldi kostnaðurinn við tilbúnar lausnir

Tilbúin kerfi eru samt ekki ókeypis þó áskriftin virðist lág. Kostnaðurinn birtist annars staðar:

• Notendagjöld sem margfaldast með starfsfólki og hækka ár frá ári.
• Vinnulag sem þarf að sveigja að kerfinu í stað þess að kerfið styðji vinnulagið.
• Takmarkaðar samþættingar — gögnin þín læst inni í kerfi birgjans.
• Eiginleikar sem þú borgar fyrir en notar aldrei.

Hvenær sérsmíði borgar sig

Sérsmíði á rétt á sér þegar ferlið sem á að leysa er hluti af sérstöðu rekstrarins — það sem gerir fyrirtækið þitt öðruvísi en samkeppnina. Þá er kerfi sem passar nákvæmlega ekki munaður heldur samkeppnisforskot. Sama gildir þegar ekkert tilbúið kerfi talar við hin kerfin þín, eða þegar notendagjöld tilbúinnar lausnar yfir fimm ára tímabil fara fram úr kostnaði við smíði.

Í reynd enda flest verkefni sem blanda: tilbúin kerfi fyrir staðlaða hluta rekstrarins og sérsmíðaðar tengingar eða viðbætur þar sem sérstaðan liggur.

Spurningarnar sem skera úr

• Er þetta ferli eins hjá okkur og hjá öðrum? Ef já: tilbúið.
• Er ferlið hluti af því sem gerir okkur betri en samkeppnina? Ef já: skoðaðu sérsmíði.
• Hvað kostar tilbúna lausnin á fimm árum, með öllum notendagjöldum?
• Kemst gagnasafnið okkar út úr kerfinu ef við viljum skipta síðar?

Ef þú ert að vega þessa kosti er oft gagnlegt að fá óháð mat áður en skuldbinding er undirrituð — sérstaklega á heildarkostnaði og samþættingarmöguleikum. Það er einmitt vinna sem við tökum reglulega að okkur.